Smart Spaces: nuovi modelli di utilizzo dei luoghi di lavoro

Nel corso dell’ultimo anno molte persone si sono abituate a lavorare da casa e al contempo le aziende si sono accorte che il remote working porta risultati di tutto rispetto, accelerando quel processo di digitalizzazione del mondo del lavoro che era già timidamente in atto.

Il problema di fondo è che la maggior parte delle aziende, vista la necessità di una immediata business continuity, non ha in alcun modo creato nuovi modelli di utilizzo degli spazi, sviluppando invece un remote working diffuso e “fai da te”, dove si è puntato molto sulla sicurezza informatica e sulla condivisione dei dati.

Il rischio è quello di scordarsi che la cooperazione di valore tra esseri umani si basa su scambio e crescita continui e che quindi, sia online che offline, è sempre necessaria una attenta progettazione di luoghi fisici e virtuali in grado di favorire e potenziare le relazioni e con esse produttività e benessere diffuso.

Come cambiano uffici e luoghi di lavoro

Il Report Uffici H1 2020, realizzato da World Capital Real Estate in collaborazione con Nomisma, fotografa la situazione di 200 player del settore immobiliare uffici (con focus su Milano e Provincia) per comprendere quali trasformazioni stiano interessando i luoghi di lavoro e come questi muteranno nei prossimi anni.

Se da un lato più del 60% del campione risponde di aver sperimentato o di stare ancora sperimentano lo smart working, dall’altro si percepisce una mancanza di progettazione programmatica. Alla domanda “in seguito alla diffusione dello Smart Working si stanno sviluppando nuovi modelli di spazio e layout negli uffici: la vostra società si è adattata in tal senso? Se si, come?” il campione ha risposto come segue, evidenziando tre macro-poli disgiunti: l’immobilismo, la tendenza verso l’open space e la tendenza verso gli uffici singoli:

• 2% No
• 23% Sì, con spazi più grandi per garantire le distanze minime di sicurezza
• 9% Sì, con spazi condivisi, più simili alle realtà di co-working
• 1 % Sì, con spazi con impianti di trattamento dell’aria avanzati
• 8% Sì, con un layout ad uffici singoli e non più open space
• 4% Sì, con spazi più piccoli poiché sempre più lavoratori operano da remoto

Quando parliamo di uffici in Italia, ci riferiamo a un mercato che nel 2019 si attestava a circa 5 miliardi di euro (Outlook CBRE – Trend Real Estate 2019). E’ quindi lecito chiedersi: ci serve davvero tutto questo spazio e come possiamo riprogettarlo per definirne un nuovo utilizzo, e quindi un nuovo valore?

4 nuovi modelli per i luoghi di lavoro

In tanti stanno provando a dare risposte concrete. Molto interessante il punto di vista di WOODS BAGOT, studio di architettura di fama mondiale con sede in Australia che sta sviluppando un progetto denominato “working from home, working from work” in cui sono delineati 4 macro-modelli di work-place.

1. Il modello COLLECTIVE ci è sicuramente già familiare, poiché si basa sul concetto di open space e di postazioni libere, che vengono raggruppate in maniera tale da essere occupate dal “giusto” numero di persone, per evitare assembramenti e favorire i micro-team di lavoro. E’ applicabile dove sono presenti ampi spazi e il lavoro è fluido e organizzato per sotto-gruppi.

2. Nel modello IN AND OUT si alternano il lavoro in ufficio e da casa secondo un sistema a rotazione periodica. Gli spazi di lavoro aziendali sono organizzati con aree singole e aree di confronto e collaborazione, senza mai tralasciare barriere e distanze di sicurezza. Questo approccio ricorda quello che abbiamo già visto implementato nella maggior parte delle nostre aziende, con l’aggiunta di un occhio più spinto a progettazione e caratterizzazione degli spazi.

3. Secondo il modello COMMUNITY NODES l’ufficio diventa una rete di uffici satellite sparsi sul territorio, un insieme di hub in cui le persone possono scegliere di lavorare in base alla comodità e alla prossimità. Questo approccio era già stato applicato pre-covid da varie multinazionali che avevano intravisto nei co-working la possibilità di minimizzare i costi e i disagi legati agli spostamenti, creando piccole filiali di rappresentanza a costi contenuti.

4. L’ultimo modello, il CULTURE CLUB, è sicuramente il più interessante e anche il più sfidante. Sono bandite le classiche postazioni di lavoro in favore di corner informali, magari con divanetti, tavolini e sedie che facilitino le relazioni. In questo modello il lavoro “da scrivania” si svolge da remoto mentre l’ufficio, anzi il culture club, diviene il luogo della collaborazione tra colleghi, appositamente progettato per stimolare il confronto e l’interazione creativa.

Parole chiave: sicurezza, creatività, collaborazione e benessere

Questi modelli (o, come più probabilmente accadrà, un mix tra questi modelli) potranno assicurare alle persone spazi sicuri, aperti, stimolanti e saranno applicabili solo se saremo in grado di porre attenzione su alcuni punti strategici, che si possono riassumere in 5 key-word:

• health: implementare un sistema di monitoraggio costante dei parametri ambientali e termo-igrometrici e assicurare un action plan correttivo, per assicurare la qualità dell’aria indoor e la salubrità negli ambienti di lavoro.
• user experience: facilitare la rapidità e fluidità di movimento delle persone e l’accesso costante ai luoghi fisici e virtuali di lavoro tramite una digital transformation realmente integrata nei processi e nella cultura aziendale, lavorando sui concetti di omnicanalità e zero-frizioni.
• trust: uscire definitivamente dalla “cultura del timbrare il cartellino” ed entrare in quella del lavoro per obiettivi e risultati, in cui le persone sono remunerate realmente per il valore che portano nel team e in azienda.
• relationship: favorire gli scambi online e offline, evitando ogni forma di isolamento e alienazione, per creare benessere psicologico e quindi valore per le persone e per l’azienda.
• partnership: dar vita a un nuovo paradigma di collaborazione all’interno dell’ecosistema del facility management, basato su obiettivi di crescita condivisi con i propri fornitori di servizi.

In questo scenario, la tecnologia e le piattaforme di space monitoring e space management saranno lo strumento più importante per i facility manager, non senza una buona dose di creatività e capacità di visione.